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マニュアルの明るい未来を作る、情報親方ブログ

Wordでマニュアルを作る(2)

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Wordの初期設定では、文/テキストの体裁は、「MSPゴシック、10.5pt」に設定されています。
マニュアルなどを制作する時に文の見た目が初期設定のままだと、メリハリや表現力が十分でないことがよくありますよね。

Wordには、「スタイル」という1クリックで文の見た目を変更する機能が標準で用意されています。
マニュアルを作る時も「スタイル」を活用することで効率よく作業を進めることができます。

たとえば、ある文を「見出し1」に設定したい場合、下記のように操作します。


  1. 見出しにしたい文を選択(ドラッグやダブルクリックで範囲を反転)する
  2. 【ホーム】タブをクリック
  3. スタイルを選ぶ(ここでは「見出し1」) 


 選んだ文に、スタイル「見出し1」が反映されます。



今回は、スタイルを活用して楽にマニュアルを作る方法を紹介します。
※今回はWord2010を基準に記事を書いております。他のバージョンをお使いの方は、お使いの環境に置き換えてお読みください。

スタイルを使いやすくする


スタイルを「タブ/リボン」から選んで適用していくのは、クリックする回数が多くなってしまい、少々手間がかかります。 スタイルは「スタイルパネル」の形でリボンから切り離すことができるので、文を編集している時でもすぐ横に配置しておくことができます。



同じスタイルを適用した文をすべて選ぶ


スタイルパネルで、各スタイル右側のプルダウンから「同じ書式を選択」を選ぶと、同じスタイルが適用されている文がすべて選択されます。



 また、選んだ後にスタイルの内容を変更すると、選んだ文にもスタイルの内容が反映されます。 たとえば、タイトルのフォントをまとめて変えたい時などに便利です。

アウトラインモードと連動させる


マニュアル作成で必ず発生するのが、目次構成を考える工程です。 目次構成は「見出し1」や「見出し2」など、タイトルとなるレベルの文が階層化されていて、マニュアルの全体構成が見える部分です。

目次構成を考える時、Wordでは初期表示の「印刷レイアウト」よりも、「アウトラインモード」を使った方が階層や包含関係などを考えやすくなります。



 スタイルの設定とアウトラインモードでの階層レベルは連動させることができますので、目次構成を考えながら本文も一部作っていくという作り方がスムーズにできます。 実際にどこを変更するかというと、

「スタイル」(右クリック)→「変更」→「書式」→「段落」

で「アウトラインレベル」を設定します。


(この記事は過去に弘久社様のマニュアルサイトに寄稿した記事に加筆修正したものです。)

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