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マニュアルの明るい未来を作る、情報親方ブログ

第2回「お客様にわかりやすい!マニュアル情報整理術」セミナーでお話ししました。Microsoft Wordで作る製品マニュアルの作り方@たましんWinCenter

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第2回「お客様にわかりやすい!マニュアル情報整理術」
7月10日(金曜日)13時30分から、「情報親方」ことPolaris Infotech 株式会社代表 東野誠先生をお呼びしまして「お客様にわかりやすい!マニュアル情報整理術」セミナーを開催しました。
お集まり頂きました参加者の方々は、日頃からマニュアル制作に関わっているご担当者様が多く、今回は4社6名様にご参加頂きました。
ご参加頂きました皆様、ありがとうございました。
第1部として、数多くのマニュアル/取扱説明書を作られてきた東野先生によるわかりやすいセミナー、第2部として「他の会社ではどうやってるの?」「うちの作っているマニュアルは間違ってないのかな?」といった、担当者ならではのお悩みを解決できる情報交換会を行いました。

第1部:「Microsoft Wordで作る製品マニュアルの作り方」


第1回のセミナーアンケートで、Wordを使ったマニュアル制作をされている企業様が多かったため、第2回はWordを使ったマニュアルの作り方と、マニュアルの肝となる「目次構成」の作り方についてお話ししました。
一般的にWordはかなりの方が使い方を経験され、皆さんの会社でも作られてきた制作物はかなり多いと思います。マニュアルも含め、Wordで制作したコンテンツが資産化しているんじゃないかと思われます。しかし、大多数の人はWordを使いこなしていないことが多いのです。
Wordでマニュアルなどのドキュメントを効率よく作る方法は、実はあります。
Wordのメニューをクリックしたら出てくる「リボン」、文字の大きさや文字種を「お菓子の型抜きのように」一発で設定することができる「スタイル」、画像だらけで重くなった時に軽量化する方法・・・等々、テクニックとして制作行程を効率化するだけでも作業はぐんと楽にすることができるのです。

第1部後半は、ユーザー目線を考えた目次構成の作り方でした。
技術者の方がマニュアルを作る場合に、どうしても「機能の羅列」のようにマニュアルを作ってしまいがちです。マニュアルの作り方としては間違いではないのですが、実際に製品を使うユーザーにとっては、「機能の羅列」マニュアルが「わかりやすい」かどうかは疑問です。
ユーザーが製品を購入して初めてマニュアルを手に取った時、何をすればいいのか?がわからなければマニュアルの印象はもちろん、製品の印象にも良くありません。
「機能の羅列」からユーザー目線のマニュアルの作り方にはコツがあります。


■第2部:マニュアル制作ご担当者様同士の情報交換会


今回ご参加頂いた4社6名様の皆様は、普段からマニュアル制作に関わっておられるか課題を抱えておられる方が多く、情報交換会では活発なやりとりとなりました。
「製品マニュアル」「業務マニュアル」それぞれに課題を抱えておられる方がおられましたが、共通するのは「そもそも作り方がわからず、手探りでやっている」ことです。「手探り」を改善するのに、他社ではどうやっているのか?東野先生の経験に基づいた改善策を得られる意見交換会はとても有意義な時間となります。
工程別には、「進行管理をどのようにしているのか?」「翻訳はどのように効率化しているか?」「画像処理をどのようにしているか?」などの声があがり、みなさまに様々な情報交換をして頂きました。
次回セミナー開催予定は9月中旬を予定しております。
マニュアル制作や情報整理でお悩みの皆様、親睦を深めるためにも多くの皆様のご参加をお待ちしております。 お気軽にご参加ください。

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