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マニュアルの明るい未来を作る、情報親方ブログ

意外と知られていない、目次を作る方法

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マニュアルのページ数が多くなってきたら、ぜひとも作っておきたいのが「目次」です。
「どこに、何が、どんな風に書いてあるか」が一覧で確認できるように作ります。

マニュアルは製品の購入時だけでなく「困った時にも見る」ものでもあるので、「探せる」ことが重要です。

Wordで目次を作る場合、まずは、アウトライン表示やスタイルで「レベル」を設定していたタイトルが目次の候補となります。

目次を生成する


これから初めて目次を作る場合、Wordのメニューでは少々わかりづらいところにメニューがあります。 古いバージョンのWordでは【挿入】メニューに含まれていた目次生成ですが、Word2010以降のバージョンだと、【参考資料】タブに配置されています。



Wordの文章中で、目次を挿入したい場所をクリックし、【目次】を選ぶことで目次を生成できます。 以前のブログ記事「MicrosoftWordでマニュアルを作る」<manyual.kokyushaからリンク挿入してください>
では、「スタイル」と「アウトライン表示」の間で「レベル」をそれぞれ設定することで相互に利用できることを書きましたが、目次の生成でも同様に「スタイル」で「レベル」を設定した場合に、目次の生成時にも「レベル」を相互に利用できます。




目次を更新する 制作工程が進んできたり、古いマニュアルをベースに新しいマニュアルを作る場合、古いマニュアルの目次構成に修正を加えて、新しい目次構成を作ることがあります。

目次の修正したい部分をクリックして「ページ番号だけを更新する」か「目次をすべて更新する」を選びます。 目次自体のスタイルを個別に修正していた場合、「目次をすべて更新する」を選ぶと、意図しないスタイルに更新されることもあります(スタイルの設定で古いスタイルを更新しない設定にすることも可能)。

目次のスタイルが着手時点ですでにカスタマイズされている場合は、新しいスタイルで上書きすると古いスタイルが保持できなくなるかもしれません。

作業の前にいったんファイルを保存するなど、意図しないスタイルの変更を避けるのも作業効率向上に役立ちます。


マニュアルを冊子にする場合は見やすさを考える


制作したマニュアルが冊子形式にもなる場合、目次の位置を考える必要があります。
雑誌のように左側から開く冊子(横書き文書)の場合は、通常、目次は右ページに配置したほうが見やすくなります。
目次を確認しながら本を開くのには効率が良いです。

 また、目次の文字サイズは、「大項目」「中項目」「小項目」といったスタイルだと、一番大きな項目区切りから順にサイズを小さくしていくと良いでしょう。


(この記事は過去に弘久社様のマニュアルサイトに寄稿した記事に加筆修正したものです。)

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